Las hojas de cálculo pueden tener dos tipos de filas: hoja de cálculo y base de datos. En general, las celdas en una fila de hoja de cálculo contienen información explicativa. Las filas de base de datos consisten de una fila de encabezado y subfilas, y muestran datos que están asociados con objetos específicos de dibujo. La fila de encabezado de base de datos es identificada por una forma de diamante adyacente al número de fila, un fondo gris y botones en la esquina derecha de cada celda.
Tres tipos de información pueden ser definidos para estas filas: valores constantes (incluyendo texto o números), fórmulas e imágenes (se necesita Vectorworks Design Series). Además, una celda puede hacer referencia a otra en la misma hoja de cálculo o en otra.
● El texto ayuda a identificar el objetivo de la hoja de cálculos y etiqueta a las columnas en una hoja de cálculos.
● Use fórmulas para realizar cálculos basados en datos del dibujo. Una fórmula puede ser una ecuación matemática simple, o puede incluir una o más funciones incorporadas. El programa Vectorworks proporciona funciones matemáticas (por ejemplo, una función de raíz cuadrada), como también funciones que toman la información de objetos de dibujo (por ejemplo, una función que arroja el volumen de objetos seleccionados). Funciones en hojas de cálculo enumera todas las funciones disponibles.
● Las imágenes agregan información visual sobre los elementos de una hoja de cálculo y también se pueden usar para crear leyendas de dibujo (se necesita Vectorworks Design Series).
En el siguiente ejemplo, la fila 1 de hoja de cálculo contiene etiquetas para cada columna en la base de datos. La fila 2 de encabezado de base de datos tiene sus criterios configurados para enumerar todos los objetos en el dibujo que tienen el registro de electrodoméstico adjuntado. Estos objetos se muestran en las filas 2.1 a 2.5. Para la fila 2, las columnas A a D enumeran los contenidos de los campos de datos en el registro de electrodoméstico: el tipo de electrodoméstico, fabricante, número de modelo y precio. La columna E contiene una fórmula, la cual usa el valor en la columna D para calcular el precio del aparato con impuesto sobre las ventas. La columna F enumera la capa del dibujo que contiene el objeto.
Filas de hoja de cálculo son útiles para crear información explicativa como etiquetas de columna, totales de columna, leyendas de dibujo y cálculos generales.
Para definir una fila de la hoja de cálculo:
Haga clic con el botón derecho sobre el número de la fila a cambiar.
En el menú de contexto Fila, seleccione Hoja de cálculo.
Las celdas en la fila están vacías hasta que defina los contenidos. Seleccione una celda y luego introduzca la información deseada en la barra de Fórmulas de la hoja de cálculo ubicada en la parte superior de la hoja de cálculo.
● Para introducir textos o números, ver Introducir valores de constantes en celdas de hoja de cálculo.
● Para introducir una fórmula, ver Introducir fórmulas en las celdas de una hoja de cálculo.
● Para hacer referencias a otras celdas en esta celda, ver Hacer referencia a otras celdas de la hoja de cálculo.
● Para insertar una imagen, ver Insertar imágenes en celdas de hoja de cálculo.
Las filas de base de datos muestran campos de datos, cálculos o imágenes asociados a los objetos de un dibujo. Al crear la fila de base de datos, establecer los criterios para determinar qué objetos serán enumerados en las subfilas relacionadas. Por ejemplo, una fila de encabezado podría ser establecida para enumerar todas las sillas en el dibujo. (Ninguna subfila es creada si ningún objeto cumple con los criterios de fila de encabezado.) Múltiples criterios pueden ser especificados. Por ejemplo, crear una lista de todas las sillas en un complejo hotelero o enumerar las sillas de respaldo verde de todas las suites de dos habitaciones que existen en todo el complejo.
Especificar qué información sobre los objetos será mostrada en esa columna en cada celda en la fila de encabezado de base de datos. Una columna puede enumerar una propiedad específica de cada objeto subfila, como su clase o capa. Una columna también puede enumerar un campo de datos contenidos en un registro adjunto a cada objeto. De manera alternativa, una columna puede contener una constante, una imagen o una fórmula, de la misma manera que lo puede hacer una celda de hoja de cálculo.
Para definir una fila de base de datos:
Haga clic con el botón derecho sobre el número de la fila a cambiar.
Seleccionar una de las siguientes opciones desde el menú de contexto de fila:
● La opción más sencilla es seleccionar Crear informe (o Editar informe si se está editando una fila existente), y luego especificar los criterios de base de datos y las columnas a mostrar, según lo descrito en Crear informes.
● Seleccionar Base de datos y luego usar los siguientes pasos si está familiarizado con hojas de cálculo.
Desde El cuadro de diálogo criterios, especificar qué objetos incluir en la base de datos.
Haga clic en OK para permitir la funcionalidad de la base de datos para la fila. Subfilas son creadas debajo de la fila de encabezado para cada objeto de dibujo que cumple con los criterios especificados. Las columnas estarán vacías hasta que defina qué datos de los objetos mostrar en cada columna.
Desde cada celda en la fila de encabezado de base de datos, especificar la información a mostrar en esa columna:
● Para enumerar una propiedad simple de cada objeto (como capa o clase), ver Presentar propiedades de objeto en una columna de base de datos.
● Para enumerar los datos del registro asociados con cada objeto (tal como color o precio), ver Presentar información de registro en una columna de base de datos.
● Para mostrar los resultados de una fórmula para cada objeto, ver Introducir fórmulas en las celdas de una hoja de cálculo.
● Para mostrar una imagen para cada objeto, seleccionar Insertar > Función de imagen desde el menú de hoja de cálculo. Como alternativa, seleccionar Insertar función de imagen desde el menú de contexto de celda. Ver Insertar imágenes en celdas de hoja de cálculo.
Cada celda de subfila muestra la información solicitada. Cada celda en la fila de encabezado muestra el número total de objetos encontrados, o la celda de encabezado muestra la suma para todas las subfilas si la columna arroja datos numéricos. Información encontrada en cada columna puede ser ordenada, resumida y sumada; ver Menú de contexto de celda.
Una vez que todos los datos se han añadido, edite la hoja de cálculo según necesite. Por ejemplo, agregue filas o columnas, cambie el formato texto o agregue color.
Una fila de base de datos puede ser “no-definida” para transformarla en una fila de hoja de cálculo.
Para quitar la definición de una fila de base de datos:
Haga clic con el botón derecho del mouse sobre el número de la fila de encabezado de base de datos a cambiar.
Seleccionar Hoja de cálculo desde el menú de contexto de fila.
Quitar la definición a una fila de base de datos quita los criterios de fila de base de datos y todas las subfilas. Cualquier fórmula que se definió en las columnas de la fila del encabezado se mantiene intacta.