Tutorial: Crear una hoja de cálculo de inventario de pared
Nivel de dificultad: Intermedio
Este simple tutorial de hoja de cálculo explica cómo crear un inventario personalizado que vincula objetos de pared en un dibujo a una hoja de cálculo de base de datos. El inventario presentará datos para áreas de pared, grosores de pared, costo de mano de obra, costos de suministros/materiales, impuestos y costo total por estilo de pared.
El archivo WorksheetTutorial.vwx contiene los datos requeridos para llevar a cabo los pasos del tutorial. Si bien estilos de pared son una característica de Vectorworks Design Suite, cualquier licencia de Vectorworks puede usar los estilos de pared que ya existen en el archivo del tutorial.
Download the file and open it in Vectorworks to begin (internet access required): WorksheetTutorial.vwx
Paso 1: Crear una hoja de cálculo en blanco
Existen tres maneras para crear un inventario usando hojas de cálculo. Este tutorial usa la siguiente primera opción.
Comience con una hoja de cálculo en blanco y cree el inventario desde cero. Consulte Crear una hoja de cálculo en blanco.
Cree un inventario usando el cuadro de diálogo Crear informe donde puede especificar los criterios para las filas de base de datos y las columnas de datos a presentar. Consulte Crear informes.
Comience con un informe preformateado y personalícelo para cumplir sus metas. Consulte Usar informes preformateados.
Para crear una hoja de cálculo en blanco:
Desde el Administrador de recursos, haga clic en Nuevo recurso, seleccione Hoja de cálculo y luego haga clic en Crear. Se abre el cuadro de diálogo Crear hoja de cálculo.
Ingrese “Área y costos de pared” como el nombre para la nueva hoja de cálculo. Agregará más filas y columnas más adelante.
Se abre una ventana de hoja de cálculo en blanco.
Paso 2: Configure los criterios de base de datos
Luego, cree una base de datos de los objetos en el dibujo desde donde extraer los datos de área de pared. Puede combinar múltiples criterios para recolectar el subconjunto de objetos deseado.
Para este tutorial, una única base de datos de objetos de pared será creada y limitada a un conjunto especificado de estilos de pared.
Una alternativa sería crear 1 base de datos por estilo de pared e incluir múltiples bases de datos en la misma hoja de cálculo. Sin embargo, para bases de datos muy grandes se recomienda crear hojas de cálculo separadas en lugar de incluir múltiples bases de datos en una única hoja de cálculo.
Para configurar los criterios de base de datos:
Haga clic con el botón derecho en el cuadro de encabezado para la fila 3 y seleccione Base de datos desde el menú de contexto. Se abre el cuadro de diálogo Criterios.
En la fila 1, la condición principal ya está configurada a "Todos los criterios en este conjunto."
En la fila 2, haga clic en cada columna para crear la siguiente declaración de criterios:
Tipo
es
Pared
Si desea incluir todos los estilos de pared en el inventario debe parar aquí y no ingresar criterios para estilos de pared. Para este tutorial, debe incluir dos estilos de pared específicos y excluir todo otro estilo, lo cual requerirá más criterios.
Haga clic en Agregar y luego seleccione "Cualquier criterio en este conjunto" en la columna Criterios en la fila 3 para crear un conjunto de subcondición.
En la fila 4, cree la siguiente declaración de criterios:
Estilo de pared
es
Paredes interiores Aspen
Haga clic en Agregar y luego cree la siguiente declaración de criterios en la fila 5:
Estilo de pared
es
Ext-CIP Conc 36"-Zapata
Haga clic en Aceptar para configurar los criterios. Se crea la base de datos de paredes para el conjunto especificado de estilos de paredes. El encabezado de base de datos (fila 3) ahora tiene un diamante junto al número de fila. Debajo de la fila 3 hay subfilas para cada objeto en la base de datos.
Paso 3: Expandir la hoja de cálculo
Para este tutorial debe expandir la hoja de cálculo. Dado que ningún dato ha sido asignado a las columnas aún, no importa dónde las columnas son agregadas. Use uno de los siguientes métodos para agregar tres columnas a la hoja de cálculo para un total de ocho.
Haga clic en cualquier celda y luego seleccione Insertar > Columnas. Una columna es agregada a la izquierda de la columna actual.
Haga clic con el botón derecho en cualquier celda y seleccione Insertar columnas desde el menú de contexto. Una columna es agregada a la izquierda de la columna actual.
Posicione el cursor en la esquina inferior derecha de la hoja de cálculo para activar un cursor de redimensionamiento especial; arrastre hacia la derecha para agregar columnas al costado derecho de la hoja de cálculo.
Paso 4: Usar funciones de hoja de cálculo para extraer datos
A continuación, agregue funciones de base de datos a la hoja de cálculo para extraer los datos deseados desde la base de datos. Seleccione una función para cada celda en la fila de encabezado de base de datos.
Para este tutorial, los siguientes datos serán extraídos:
Nombre de estilo de pared
Área de pared bruta
Área de pared neta
Grosor de pared
Para extraer los datos asociados con las paredes en la base de datos:
Desde cada una de las siguientes celdas, haga clic en el botón al costado derecho de la celda, seleccione Funciones, luego Especializado para pared, y luego seleccione la función mostrada para extraer datos para cada elemento en la base de datos.
En A3, seleccione WallStyleName
En B3, seleccione WallArea_Gross
En C3, seleccione WallArea_Net
En D3, seleccione WallThickness
De manera alternativa, use el comando de menú de hoja de cálculo Insertar > Función para insertar funciones.
De manera predeterminada, datos numéricos no tienen formato y deben ser formateados para presentar unidades adecuadas. El formato aplicado a una celda de encabezado de base de datos es automáticamente aplicado a toda subfila para esa columna.
Haga clic con el botón derecho en cada una de las siguientes celdas y seleccione Formatear celdas desde el menú de contexto. Se abre el cuadro de diálogo Formatear celdas. En la pestaña Número, seleccione la opción de formato mostrada.
Para B3 seleccione Área de cota
Para C3 seleccione Área de cota
Para D3 seleccione Cota
De manera alternativa, use el comando de menú de hoja de cálculo Formato > Celdas para dar formato a celdas.
Agregue etiquetas para columnas A a D escribiendo nombres en las celdas en la fila 2.
En A2 ingrese Nombre de estilo de pared
En B2 ingrese Área de pared (Bruta)
En C2 ingrese Área de pared (Neta)
En D2 ingrese Grosor de pared
Diferentes tipos de datos pueden ser extraídos desde objetos Vectorworks a una base de datos de hoja de cálculo, según lo descrito en los siguientes temas.
Seleccionar una función o un campo para una columna de base de datos
Ingresar fórmulas en celdas de hoja de cálculo
Paso 5: Resumir estilos de pared
En lugar de enumerar cada pared individualmente en la base de datos, puede resumir todas las paredes con el mismo estilo de pared, calculando las cantidades totales para cada una automáticamente y acortando la lista.
Para resumir los estilos de pared:
Haga clic en el botón A3, el cuál es la celda de encabezado de base de datos para estilos de pared.
Desde el cuadro de diálogo que se abre, haga clic en Resumir elementos. El número de subfilas es reducido a sólo dos (una fila por estilo de pared).
Los valores numéricos en columnas B y C ahora son trazos porque el área es diferente para cada pared. Para mostrar los valores de área para todas las paredes combinadas, haga clic en botón B3 y haga clic en Valores de suma. Repita para celda C3.
Paso 6: Usar fórmulas para calcular costos
A continuación, calcule costos usando operaciones y fórmulas de hoja de cálculo.
Para este tutorial, los siguientes datos serán calculados:
Costo de mano de obra por estilo de pared
Costo de suministros/materiales por estilo de pared
Impuestos
Costo total
Para calcular costos con fórmulas:
Agregue etiquetas para las columnas E a H escribiendo nombres en las celdas en la fila 2.
En E2 ingrese el Costo de mano de obra
En F2 ingrese el Costo de materiales
En G2 ingrese los Impuestos
En H2 ingrese el Costo total
Haga clic en las siguientes celdas e ingrese la fórmula mostrada para determinar las sumas de costos. Asegúrese de incluir el signo igual (=) antes de cada elemento. Cuando cada fórmula está completa, haga clic en la marca de verificación verde o presione la tecla Enter para validar el ingreso.
En E3 ingrese =C3*15.5 (multiplique el valor en C3 por 15.5, la tasa estimada de costo de mano de obra por unidad de área)
En F3 ingrese =C3*9.2 (multiplique el valor en C3 por 9.2, la tasa estimada de costo de materiales por unidad de área)
En G3 ingrese =F3*.08 (multiplique el valor en F3 por 0.08, la tasa estimada de impuestos)
En H3 ingrese =E3+F3+G3 (calcule el costo total de mano de obra, materiales e impuestos).
En lugar de ingresar la tasa de impuestos directamente en el cálculo, una alternativa y un enfoque más flexible es configurar la tasa de impuestos en una celda de hoja de cálculo separada y simplemente hacer referencia a ella en el cálculo.
Los valores numéricos en las columnas E a H ahora son trazos porque el costo es diferente para cada pared. Para mostrar los valores de costo para todas las paredes combinadas, haga clic en el botón E3 y haga clic en Suma de valores. Repita para las celdas F3, G3 y H3.
Formatear todos los datos de costo de la misma manera. Seleccione las cuatro celdas de encabezado de costos (E3 a H3) y luego haga clic con el botón derecho y seleccione Formatear a celdas desde el menú de contexto. Se abre el cuadro de diálogo Formatear celdas. En la pestaña Número, seleccione las opciones mostradas.
Seleccione Decimal
En Unidades decimales ingrese 2
Seleccione Usar comas.
En Directriz ingrese $ (signo de dólares).
Paso 7: Configurar totales de columna, y agregar y eliminar filas
A continuación, configure totales en la parte inferior de las columnas, según corresponda. Las celdas en la fila de encabezado de base de datos (en este caso, la fila 3) presentan sumas para todas las columnas de base de datos. Haga referencia a estas celdas de fila de encabezado de base de datos en celdas de hoja de cálculo para configurar los totales.
Para configurar los totales:
Haga clic en las siguientes celdas e ingrese la fórmula mostrada para mostrar sumas desde la fila de encabezado de base de datos. Asegúrese de incluir el signo igual (=) antes de cada elemento.
En B4 ingrese =B3
En C4 ingrese =C3
En E4 ingrese =E3
En F4 ingrese =F3
En G4 ingrese =G3
En H4 ingrese =H3
Seleccione las celdas B4 y C4, haga clic con el botón derecho y seleccione Formatear celdas desde el menú de contexto. En la pestaña Número, seleccione Área de cota.
Seleccione las celdas E4 a H4, haga clic con el botón derecho y seleccione Formatear celdas desde el menú de contexto. En la pestaña Número, seleccione las opciones mostradas.
Seleccione Decimal
En Unidades decimales ingrese 2
Seleccione Usar comas.
En Directriz ingrese $ (signo de dólares).
Haga clic en la celda A1 e ingrese Áreas y costos de pared como el título del inventario.
Seleccione la fila 2, haga clic con el botón y seleccione Insertar filas desde el menú de contexto para agregar una fila vacía entre el título del inventario y las etiquetas de columna.
Seleccione las filas vacías en la parte inferior de la hoja de cálculo (6 a 11), haga clic con el botón derecho y seleccione Eliminar filas desde el menú de contexto.
Paso 8: Formatear la hoja de cálculo
Por último, seleccione celdas y use el comando Formatear celdas para formatear la hoja de cálculo. Puede cambiar la fuente, el estilo de fuente, el tamaño y el color para dar formato al texto. Agregue bordes de celda y cambie el color de fondo de celda, según desee. Cambie la alineación de texto en celdas y redimensione filas y columnas, si es necesario. Seleccione Archivo > Hoja de cálculo en dibujo para colocar la hoja de cálculo en el área de dibujo.
Consulte Formatear celdas de hoja de cálculo.
Hoja de cálculo formateada colocada en dibujo