Tutorial de hojas de cálculo: creación de inventarios de pared
Este simple tutorial explica cómo crear un inventario personalizado que vincula los objetos de pared de un dibujo con una hoja de cálculo de la base de datos. El inventario mostrará los datos de todas las áreas de pared, grosores de pared, costo de mano de obra, costo de suministros y materiales, impuestos y costo total del estilo de pared.
El archivo WorksheetTutorial.vwx contiene los datos necesarios para llevar a cabo los pasos del tutorial. Si bien los estilos de paredes son una función de Vectorworks Design Suite, cualquier licencia de Vectorworks permite el uso de los estilos de pared ya incluidos en el archivo del tutorial.
Puede descargar aquí el archivo para abrirlo en Vectorworks, así puede comenzar. Necesita acceso a internet.
Paso 1: confeccione una hoja de cálculo en blanco
Existen tres maneras de crear un inventario mediante hojas de cálculo. Este tutorial emplea la primera opción a continuación.
Comience con una hoja de cálculo en blanco y cree el inventario desde cero. Consulte las instrucciones pertinentes en el tema Creación de hojas de cálculo en blanco.
Crear un inventario usando el cuadro de diálogo Crear informe donde se pueden especificar los criterios para las filas de base de datos y las columnas de datos a mostrar. Consulte las instrucciones pertinentes en el tema Confección de informes.
Comenzar con un informe preformateado y personalizarlo para alcanzar sus metas. Consulte las instrucciones pertinentes en el tema Uso de informes preformateados.
Para crear una hoja de cálculo en blanco:
En el Administrador de recursos pulse Nuevo recurso, seleccione Hoja de cálculo y luego pulse Crear. Se abre el cuadro de diálogo Crear hoja de cálculo.
Introducir “Área de pared y costos” como el nombre para la nueva hoja de cálculo. Posteriormente, deberá agregar más filas y columnas.
Se abre una ventana de hoja de cálculo en blanco.
Paso 2: defina los criterios para la base de datos
A continuación, cree una base de datos de los objetos del dibujo a partir del cual extrajo los datos del área de pared. Puede combinar varios criterios para recopilar el subconjunto deseado de objetos.
Para este tutorial, se creará una única base de datos de objetos de pared y se limitará a un conjunto especificado de estilos de pared.
De manera alternativa, cree una única base de datos por estilo de pared e incluya varias bases de datos en la misma hoja de cálculo. Sin embargo, en el caso de bases de datos muy voluminosas, se recomienda crear hojas de cálculo independientes, en lugar de incluir varias bases de datos en una sola hoja de cálculo.
Para establecer criterios de bases de datos:
Haga clic con el botón derecho del ratón en el cuadro de encabezado para la fila 3 y seleccione Base de datos en el menú contextual. Se abre el cuadro de diálogo Criterios.
Establezca las tres opciones de criterios de la siguiente forma:
Tipo
es
Pared
Pulse Más opciones y establezca los siguientes tres criterios de la siguiente forma:
Estilo de pared
es
Paredes interiores Aspen
Pulse Más opciones y establezca los siguientes tres criterios de la siguiente forma:
Estilo de pared
es
Ext.-Horm. de 36 pulg. colado in situ-Zapata
Para incluir todos los estilos de pared en el inventario, no introducir criterios para estilos de paredes; en su lugar, solo usar los siguientes criterios: Tipo - es - pared.
Pulse Aceptar para establecer los criterios. Se creará la base de datos de paredes para el conjunto especificado de estilos de paredes. En el encabezado de la base de datos (fila 3), ahora se encuentra un diamante junto al número de fila. Debajo de la fila 3, están las subfilas para cada objeto de la base de datos (3.1 a 3.45).
Paso 3: amplíe la hoja de cálculo
Para este tutorial, deberá expandir la hoja de cálculo. Dado que aún no se asignó ningún dato a las columnas, no importa dónde se agreguen las columnas.
Use uno de los siguientes métodos para agregar tres columnas a la hoja de cálculo hasta obtener un total de ocho.
Seleccione Insertar > Columnas. Se agrega una columna vacía a la izquierda de la columna actual.
Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el encabezado de columna donde se desea agregar una columna y seleccione Insertar columnas en el menú contextual.
Ubique el cursor en la esquina derecha inferior de la hoja de cálculo para activar un cursor de cambio de tamaño especial; arrastre para agregar columnas al lado derecho de la hoja de cálculo.
Paso 4: use las funciones de la hoja de cálculo para extraer datos
A continuación, agregue funciones de base de datos a la hoja de cálculo para extraer los datos deseados a partir de la base de datos. Seleccionar una función para cada celda en la fila de encabezado de base de datos.
Para este tutorial, se extraerán los siguientes datos:
Nombre de estilo de pared
Área de pared bruta
Área de pared neta
Grosor de pared
Para extraer los datos asociados a las paredes de la base de datos:
Desde cada una de las siguientes celdas, pulse el botón al costado derecho de la celda, seleccione Funciones y luego seleccione la función mostrada para extraer datos para cada elemento en la base de datos.
En A3, seleccionar WallStyleName
En B3, seleccionar WallArea_Gross
En C3, seleccionar WallArea_Net
En D3, seleccionar WallThickness
De manera alternativa, use el comando de menú de hoja de cálculo Insertar > Función para insertar funciones.
De manera predeterminada, los datos numéricos no tienen formato y deben formatearse para mostrar unidades adecuadas. El formato aplicado a una celda de encabezado de base de datos es automáticamente aplicado a todas las subfilas para esa columna.
Haga clic con el botón derecho sobre cada una de las siguientes celdas y seleccione Dar formato a celdas en el menú contextual. Se abre el cuadro de diálogo Dar formato a celdas. En la pestaña Número, seleccione la opción de formato mostrada.
Para B3, seleccione Área de cota.
Para C3, seleccione Área de cota.
Para D3, seleccione Cota.
De manera alternativa, use el comando de menú de hoja de cálculo Formato > Celdas para dar formato a las celdas.
Agregue etiquetas para las columnas A a D escribiendo nombres en las celdas de la fila 2.
En A2 introduzca el Nombre de estilo de pared
En B2 introduzca el Área de pared (bruta)
En C2 introduzca el Área de pared (neta)
En D2 introduzca el Grosor de pared
Se pueden extraer distintos tipos de datos desde objetos Vectorworks e insertar en una base de datos de hoja de cálculo, según lo descrito en los siguientes temas.
Procedimiento para escoger funciones o campos de una columna en base de datos
Inserción de fórmulas en las celdas de hoja de cálculo
Paso 5: resuma los estilos de pared
En lugar de enumerar cada pared de forma individual en la base de datos, puede resumir todas las paredes con el mismo estilo y calcular automáticamente las cantidades totales de cada una y reducir la longitud de la lista.
Para resumir estilos de pared:
Pulse el botón A3, el cuál es la celda de encabezado de base de datos para estilos de pared.
En el cuadro de diálogo que se abre, pulse Resumir elementos. En número de subfilas se reduce a solo dos (una fila por estilo de pared).
Los valores numéricos en las columnas B y C ahora aparecen como trazos porque el área es diferente para cada pared. Para mostrar los valores de área para todas las paredes combinadas, pulse el botón B3 y pulse Suma de valores. Repita para la celda C3.
Paso 6: use fórmulas para calcular los costos
A continuación, calcule los costos mediante operaciones y fórmulas de hojas de cálculo.
Para este tutorial, se calcularán los siguientes datos:
Costo de mano de obra por estilo de pared
Costo de suministros y materiales por estilo de pared
Impuestos
Costo total
Para calcular costos con fórmulas:
Agregue etiquetas para las columnas E a H escribiendo nombres en las celdas de la fila 2.
En E2 introduzca el Costo de mano de obra
En F2 introduzca el Costo de materiales
En G2 introduzca Impuestos
En H2 introduzca el Costo total
Pulse las siguientes celdas e introduzca la fórmula indicada para determinar las sumas de costos. Asegúrese de incluir el signo igual (=) antes de cada elemento. Cuando cada fórmula es completada, pulse la marca de verificación verde o presione Enter para validar la entrada.
En E3 introduzca =C3*166 (multiplique el valor de C3 por 166, la tasa estimada de costo de mano de obra por unidad de área).
En F3 introduzca =C3*98 (multiplique el valor de C3 por 98, la tasa estimada de costo de materiales por unidad de área).
En G3 introduzca =C3*0,08 (multiplique el valor de F3 por 0,08, la tasa estimada de impuestos).
En H3 introduzca =E3+F3+G3 (calcule el costo total de mano de obra, materiales e impuestos).
En lugar de introducir la tasa de impuestos directamente en el cálculo, una alternativa y un enfoque más flexible consiste en establecer la tasa de impuestos en una celda de hoja de cálculo separada y simplemente hacer referencia a ella en el cálculo.
Los valores numéricos en las columnas E a H ahora aparecen como trazos porque el costo es diferente para cada pared. Para mostrar los valores de costo para todas las paredes combinadas, pulse el botón E3 y pulse Suma de valores. Repita para las celdas F3, G3 y H3.
Asigne el formato a todos los datos de costo de la misma forma. Seleccione las cuatro celdas de encabezado de costos (E3 a H3) y luego haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione Dar formato a celdas en el menú contextual. Se abre el cuadro de diálogo Dar formato a celdas. En la pestaña Número, seleccione las opciones mostradas.
Seleccione Decimal.
En Unid.Decimales, introduzca 2.
Seleccione Usar comas.
En Directriz, introduzca $ (signo de dólares).
Paso 7: prepare los totales de columna, agregue y elimine filas
A continuación, configure los totales en la parte inferior de las columnas, según corresponda. Las celdas de la fila de encabezado de base de datos (en este caso, la fila 3) muestran sumas para todas las columnas de base de datos. Haga referencia a estas celdas de filas de encabezado de base de datos en celdas de hojas de cálculo para configurar los totales.
Para configurar los totales:
Pulse las siguientes celdas e introduzca la fórmula indicada para mostrar sumas para la fila de encabezado de base de datos. Asegúrese de incluir el signo igual (=) antes de cada elemento.
En B4 introduzca =B3
En C4 introduzca =C3
En E4 introduzca =E3
En F4 introduzca =F3
En G4 introduzca =G3
En H4 introduzca =H3
Seleccione las celdas B4 y C4, haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione Dar formato a celdas en el menú contextual. En la pestaña Número, seleccione Área de cota.
Seleccione las celdas E4 a H4, haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione Dar formato a celdas en el menú contextual. En la pestaña Número, seleccione las opciones mostradas.
Seleccione Decimal.
En Unid. decimales, introduzca 2.
Seleccione Usar comas.
En Directriz, introduzca $ (signo de dólares).
Haga clic en la celda A1 e introduzca Áreas de pared y costos como título del inventario.
Seleccione la fila 2, haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione Insertar filas en el menú contextual para agregar una fila vacía entre el título del inventario y las etiquetas de columna.
Seleccione las filas vacías en la parte inferior de la hoja de cálculo (6 a 11), haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione Eliminar filas en el menú contextual.
Seleccionar Vista > Líneas de cuadrícula para ocultar las líneas de cuadrícula en la tabla.
Paso 8: formatee la hoja de cálculo
Por último, seleccione celdas y use el comando Dar formato a celdas para dar formato a la hoja de cálculo según resulte necesario. Puede cambiar la fuente, el estilo de fuente, el tamaño y el color para dar formato al texto. Agregue bordes de celda y cambie el color de fondo de la celda, según desee. Cambie la alineación del texto en las celdas y cambie el tamaño de las filas y las columnas, de ser necesario. Escoja Archivo > Hoja de cálculo en el dibujo para colocar la hoja de cálculo en el área de dibujo.
Consulte los detalles en el tema Formateo de celdas de hoja de cálculo.
