Cómo definir filas de hoja de cálculo

Las hojas de cálculo pueden tener dos tipos de filas: hoja de cálculo y base de datos. En general, las celdas en una fila de hoja de cálculo contienen información explicativa. Las filas de base de datos consisten de una fila de encabezado y subfilas y muestran datos que están asociados con objetos específicos de dibujo. La fila de encabezado de base de datos es identificada por una forma de diamante adyacente al número de fila, un fondo gris y botones en la esquina derecha de cada celda.

Puede definir tres tipos de información en estas filas: valores constantes (texto o números inclusive), fórmulas e imágenes (necesita Vectorworks Design Suite). Además, una celda puede hacer referencia a otra en la misma hoja de cálculo o en otra.

El texto ayuda a identificar el objetivo de la hoja de cálculos y etiqueta a las columnas en una hoja de cálculos.

Use fórmulas para realizar cálculos basados en datos del dibujo. Una fórmula puede ser una ecuación matemática simple, o puede incluir una o más funciones incorporadas. El programa Vectorworks proporciona funciones matemáticas (por ejemplo, una función de raíz cuadrada), como también funciones que toman la información de objetos de dibujo (por ejemplo, una función que arroja el volumen de objetos seleccionados). Consulte las funciones disponibles en el tema Funciones de hoja de cálculo.

Las imágenes agregan información visual sobre los elementos de una hoja de cálculo y también se pueden usar para crear leyendas de dibujo (se necesita Vectorworks Design Suite).

En el siguiente ejemplo, la fila 1 de hoja de cálculo contiene etiquetas para cada columna en la base de datos. La fila 2 de encabezado de base de datos tiene sus criterios configurados para enumerar todos los objetos en el dibujo que tienen el registro de electrodoméstico adjuntado. Estos objetos se muestran en las filas 2.1 a 2.5. Para la fila 2, las columnas A a D enumeran los contenidos de los campos de datos en el registro de electrodoméstico: el tipo de electrodoméstico, fabricante, número de modelo y precio. La columna E contiene una fórmula, la cual usa el valor en la columna D para calcular el precio del aparato con impuesto sobre las ventas. La columna F enumera la capa del dibujo que contiene el objeto.

Filas de hoja de cálculo

Filas de hoja de cálculo son útiles para crear información explicativa como etiquetas de columna, totales de columna, leyendas de dibujo y cálculos generales.

Para definir una fila de la hoja de cálculo:

Haga clic con el botón derecho sobre el número de la fila a cambiar.

Escoja el comando correspondiente.

Las celdas en la fila están vacías hasta que defina los contenidos. Seleccione una celda y luego introduzca la información deseada en la barra de Fórmulas de la hoja de cálculo ubicada en la parte superior de la hoja de cálculo.

Para escribir texto o números, siga las instrucciones del caso en el tema Inserción de valores constantes en las celdas de hoja de cálculo.

Para escribir fórmulas, siga las instrucciones del caso en el tema Inserción de fórmulas en las celdas de hoja de cálculo.

Para referenciar a otras celdas en esta celda, siga las instrucciones del caso en el tema Cómo referenciar otras celdas de hoja de cálculo.

Para insertar imágenes, siga las instrucciones del caso en el tema Inserción de imágenes en las celdas de hoja de cálculo.

Filas de base de datos

Las filas de base de datos muestran campos de datos, cálculos o imágenes asociados a los objetos de un dibujo. Al crear la fila de base de datos, establecer los criterios para determinar qué objetos serán enumerados en las subfilas relacionadas. Por ejemplo, una fila de encabezado podría ser establecida para enumerar todas las sillas en el dibujo. Ninguna subfila es creada si ningún objeto cumple con los criterios de fila de encabezado. Múltiples criterios pueden ser especificados. Por ejemplo, crear una lista de todas las sillas en un complejo hotelero o enumerar las sillas de respaldo verde de todas las suites de dos habitaciones que existen en todo el complejo.

Especificar qué información sobre los objetos será mostrada en esa columna en cada celda en la fila de encabezado de base de datos. Una columna puede enumerar una propiedad específica de cada objeto subfila, como su clase o capa. Una columna también puede enumerar un campo de datos contenidos en un registro adjunto a cada objeto. De manera alternativa, una columna puede contener una constante, una imagen o una fórmula, de la misma manera que lo puede hacer una celda de hoja de cálculo.

Para definir una fila de base de datos:

Haga clic con el botón derecho sobre el número de la fila a cambiar.

Lleve a cabo una de las siguientes operaciones:

Las opciones más sencillas son Crear informe o Editar informe si está editando una fila. Especifique después los criterios de base de datos y las columnas que va a mostrar según las instrucciones descritas en el tema Confección de informes.

Genere una fila de base de datos y las subfilas correspondientes con una secuencia de comandos con la función: Database(criteria)

Escoja Base de datos y luego cumpla los siguientes pasos si está familiarizado con hojas de cálculo.

Indique los objetos a incluir en la base de datos en el cuadro de diálogo Criterios. Consulte el tema afín, El cuadro de diálogo Criterios.

En la hoja de cálculo, subfilas son creadas debajo de la fila de encabezado para cada objeto de dibujo que cumple con los criterios especificados. Las columnas estarán vacías hasta que defina qué datos de los objetos mostrar en cada columna.

Desde cada celda en la fila de encabezado de base de datos, especificar la información a mostrar en esa columna:

Para listar una de las propiedades sencillas de cada objeto (capa o clase, por ejemplo), o para registrar los datos relativos a cada objeto (color o precio, por ejemplo), consulte el tema Procedimiento para escoger funciones o campos de una columna en base de datos.

Siga las instrucciones para mostrar los resultados de una fórmula aplicable a cada objeto en el tema Inserción de fórmulas en las celdas de hoja de cálculo.

Para mostrar una imagen para cada objeto, seleccionar Insertar > Función de imagen en el menú del hoja de cálculo. Como alternativa, seleccionar Insertar función de imagen en el menú contextual de celda. Siga las instrucciones del caso en el tema Inserción de imágenes en las celdas de hoja de cálculo.

Cada celda de subfila muestra la información solicitada. Cada celda en la fila de encabezado muestra el número total de objetos encontrados, o la celda de encabezado muestra la suma para todas las subfilas si la columna arroja datos numéricos. Puede ordenar, resumir y agregar la información de cada columna. Para ello, siga las instrucciones en el tema Menú de la hoja de cálculo.

Una vez que todos los datos son agregados, editar la hoja de cálculo según sea necesario. Por ejemplo, agregue filas o columnas, cambie el formato texto o agregue color.

Cómo anular la definición de filas de base de datos

Una fila de base de datos puede ser “no-definida” para transformarla en una fila de hoja de cálculo.

Para quitar la definición de una fila de base de datos:

Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el número de la fila de encabezado de base de datos a cambiar.

Seleccionar Hoja de cálculo.

Quitar la definición a una fila de base de datos quita los criterios de fila de base de datos y todas las subfilas. Cualquier fórmula que se definió en las columnas de la fila del encabezado se mantiene intacta.